법인 설립 후 사업활동을 이어가면 거래가 발생해요. 이때부터는 거래마다 세금계산서나 현금영수증 같은 거래증빙을 어떻게 발급하고, 어떻게 수취·관리할지가 중요해져요. 거래증빙은 단순히 우리 회사 신고를 위한 자료가 아니라, 매출이 발생한 사업자에게는 매출 신고의 근거가 되고, 지출한 거래상대방에게는 매입세액 공제와 비용 처리를 위한 근거가 돼요. 무엇보다 거래증빙의 발급과 수취는 선택이 아닌 법적 의무이기 때문에, 설립 초기부터 기준을 제대로 잡아두는 것이 매우 중요해요.
그리고 이렇게 발급·수취한 거래증빙은 단순 보관으로 끝나지 않고, 3개월마다 진행되는 부가가치세 신고 때 매출·매입 내역을 정리해 신고하는 근거 자료로 활용돼요.
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[초기법인 필독가이드] 1단계 - 법인 비용·자금 관리
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1. '세금계산서 발급'은 사업자 거래의 기본이예요.
법인사업자는 모든 재화나 용역의 거래(현금 및 계좌이체 포함)에 대해 전자세금계산서 또는 현금영수증을 의무적으로 발급해야 해요. 이는 거래 사실을 국세청에 투명하게 신고하는 가장 기초적인 절차예요.
발급 기한의 중요성: 작성일 다음 달 10일까지
세금계산서는 원칙적으로 재화나 용역을 공급한 시기(작성 연월일)에 발급해야 해요. 다만, 실무적 편의를 위해 월 합계 세금계산서 등의 특례를 두어 공급 시기가 속한 달의 다음 달 10일까지 발급할 수 있도록 허용하고 있어요. 이 기한은 단순 권고 사항이 아니라 법적 의무 사항이에요. 기한을 놓칠 경우 양측 모두에게 금전적 손실이 발생해요.
공급자(우리 회사): 지연 발급 가산세(공급가액의 1%) 또는 미발급 가산세(2%)가 부과돼요
공급받는 자(거래처): 지연 수취 가산세(0.5%)가 부과되거나 매입세액 공제가 불가능해요
따라서 거래처와의 신뢰 유지를 위해서라도 매월 10일이라는 마감 기한은 내부적으로 엄격히 관리해야 해요.
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2. 세금계산서 vs 현금영수증: 발급기준 정리
계좌입금 등을 통해 현금 매출이 발생했을 때, 어떤 증빙을 발행해야 할지 혼동되는 경우가 많아요. 기준은 '거래 상대방의 사업자 여부'예요.
1) 상대방이 사업자 (B2B) → 세금계산서 발급
거래 상대방이 사업자등록번호를 보유한 기업(개인/법인)이라면 세금계산서를 발행하는 것이 원칙이에요.
세금계산서를 통해 매출자와 매입자의 내역이 국세청 전산망에서 상호 대사(Cross-check)돼요.
상대방은 매입세액 공제를 받아야 하므로 세금계산서 발급을 요구하게 돼요.
2) 상대방이 개인이라면 (B2C) → 현금영수증 발급
사업자 번호가 없는 일반 소비자라면 현금영수증을 발행해요.
발급 정보: 소비자의 휴대전화 번호 또는 주민등록번호예요.
자진 발급: 만약 소비자가 정보를 제공하지 않거나 발급을 원하지 않더라도, 건당 10만 원 이상의 거래라면 국세청 지정 코드(010-000-1234)로 자진 발급해야 과태료 부과를 면할 수 있어요.
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3. 법인은 연 4회 부가세 신고, 납부해요
1) 3개월 단위의 신고 의무 (예정신고와 확정신고)
일반적으로 연 2회(1월, 7월) 신고하는 개인사업자와 달리, 법인은 분기별로 끊어 연 4회(1월, 4월, 7월, 10월) 신고 및 납부를 진행해요. 법인세법상 회계 투명성을 높이고 세수를 조기 확보하기 위함이에요.
1기 예정 (1월~3월분): 4월 25일까지
1기 확정 (4월~6월분): 7월 25일까지
2기 예정 (7월~9월분): 10월 25일까지
2기 확정 (10월~12월분): 다음 해 1월 25일까지
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2) 10% 부가세 수령분은 잠시 맡아둔 돈
법인 통장에 입금된 매출액 전액을 회사의 운용 자금으로 인식해서는 안 돼요. 매출액에 포함된 10%의 부가가치세는 회사의 수익이 아니라, 최종 소비자가 부담한 세금을 회사가 잠시 보관했다가 납부하는 '예수금(미리 받아둔 돈)' 성격이에요.
그래서 과세 당국은 부가세 체납을 단순 체납보다 엄중하게 다뤄요. 따라서 매출이 발생할 때마다 부가세에 해당하는 금액은 별도 계좌로 이체해 두어 납부 시점에 유동성 위기가 오지 않도록 관리하는 것이 안전해요.
3) 매출이 0원이어도 신고는 '필수'예요
매출/매입이 전혀 없어도 '무실적 신고'를 반드시 해야 해요. 또, 납부할 돈이 없어도 신고만큼은 꼭 하셔야 해요. 신고를 했다면 납부 불성실 가산세만 내면 되지만, 무신고 시 높은 무신고 가산세와 함께 매입세액 불공제 등 큰 불이익을 줄 수 있어요.
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4. 부가세 공제 불가 법인 지출
법인카드로 결제했다고 해서 모든 부가세가 공제(환급)되는 것은 아니에요. 부가가치세법에서는 사업과 직접 관련이 없거나, 정책적인 이유로 공제를 허용하지 않는 '매입세액 불공제 항목'을 명확히 규정하고 있어요.
주요 불공제 항목 (실무 체크리스트)
접대비 관련 지출: 거래처와의 식사, 선물, 경조사비, 골프장 이용료 등 접대 목적의 지출은 전액 공제되지 않아요.
비영업용 소형승용차 관련 비용:
개별소비세 과세 대상 차량(8인승 이하 승용차 등)의 구입, 임차(렌트/리스), 유지보수(주유, 수리) 비용은 공제 불가예요.
공제 가능 차량: 경차(1,000cc 이하), 9인승 이상 승합차(카니발 9인승 등), 화물차, 배기량 125cc 이하 이륜차예요.
사업 무관 지출: 대표자나 임직원의 개인적인 물품 구매 등 업무 연관성이 입증되지 않는 지출이에요.
면세 사업 관련 지출 및 토지의 자본적 지출: 계산서를 수취하는 면세 물품(도서, 농축수산물, 화환 등)이나 토지 조성 관련 비용이에요.
위 항목들을 일반 매입과 섞어서 신고하게 되면, 추후 세무조사 등을 통해 과소신고 가산세가 부과될 수 있으므로 각별한 주의가 필요해요.
👉 부가세 공제 못 받는 항목 9가지 (매입세액 불공제)
5. 부가세 공제 vs 법인세 비용처리
많은 대표님께서 혼동하시는 부분이 "부가세 공제를 못 받으면 비용 처리도 안 되는 것 아닌가?" 하는 점이에요. 결론적으로 두 세목은 목적이 다르므로 별개로 판단해야 해요.
부가세 매입세액 공제: 납부할 부가세에서 매입 시 부담한 10%를 차감해 주는 제도예요.
법인세 손금(비용) 인정: 회사의 순이익을 계산할 때 비용으로 차감하여 법인세 과세표준을 낮추는 제도예요.
예시: 임원용 승용차(제네시스)를 법인 명의로 구입한 경우
부가가치세 관점:
비영업용 소형승용차이므로 매입세액 불공제 대상이에요. 즉, 차량 가액에 포함된 10%의 부가세는 돌려받지 못해요.
법인세 관점:
업무용으로 사용함을 입증(임직원 전용 보험 가입, 운행일지 작성 등)한다면, 차량 구입비와 유지비는 비용(감가상각비 등)으로 인정받을 수 있어요.
이때 공제받지 못한 부가세 10%는 차량의 취득원가에 포함되어, 향후 감가상각을 통해 비용 처리돼요.
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