임직원의 해외출장비, 어디까지 법인 비용으로 인정될까?

기업을 운영하다 보면 해외 시장 개척이나 박람회 참석 등으로 인해 해외출장이 빈번하게 발생합니다. 이때 발생하는 항공료, 숙박비, 체재비 등은 원칙적으로 비용 처리가 가능하지만, 누가, 어떤 목적으로 갔느냐에 따라 세무상 처리 방법이 달라질 수 있습니다.

이번 콘텐츠에서는 법인세법과 관련 규정을 바탕으로 대표(임원)와 직원의 해외출장비 비용처리 기준을 알기 쉽게 정리해 드립니다.

1. 기본 원칙: '업무 관련성'이 핵심

법인이 임원 또는 직원에게 지급하는 여비교통비(해외출장비 포함)는 해당 법인의 업무 수행상 통상 필요하다고 인정되는 부분에 한하여 손금(비용)으로 인정됩니다.

인정 범위: 사회 통념상 합리적인 기준(지급규정, 사규 등)에 의해 계산되고, 거래 증빙과 객관적인 자료로 지급 사실이 입증되어야 합니다.
초과 금액: 업무 수행상 필요하다고 인정되지 않거나, 통상적인 범위를 초과하는 금액은 해당 임원이나 직원에 대한 급여(상여)로 보아 소득세가 과세될 수 있습니다.

임원의 해외출장은 금액이 크고 사적 여행과의 구분이 모호할 수 있어 세법상 규제가 더 까다롭습니다.

임원이나 직원이 아닌 지배주주(특수관계인 포함)에게 지급한 여비는 업무와 관련이 없다고 보아 전액 비용(손금)으로 인정하지 않습니다. 즉, 등기 임원이 아니면서 회사에 영향력을 행사하는 대주주의 해외 여행비는 비용 처리가 불가능합니다.

해외출장 기간 중 업무 수행과 관련 없는 관광 여행을 겸한 경우 기간 비율로 안분하여 계산합니다.

업무 관련 여비: 손금 인정
업무 무관 여비: 해당 임원에 대한 상여로 처분
예외: 해외여행의 직접적인 동기가 특정 거래처와의 상담, 계약 체결 등 업무 수행을 위한 것이라면, 그 기회에 관광을 병행했더라도 왕복 교통비(목적지까지의 비용) 전액은 업무 수행 관련 비용으로 인정받을 수 있습니다.

원칙: 임원이 배우자나 자녀 등 친족을 동반했을 때, 그 동반자의 여비는 법인의 업무 수행상 필요하다고 보지 않아 비용으로 인정되지 않으며 해당 임원에 대한 급여(상여)로 처분합니다.
예외 (비용 인정 가능): 다음의 경우에는 예외적으로 동반자의 여비도 비용으로 인정될 수 있습니다.
1. 임원이 신체장애로 인해 항상 보좌가 필요한 경우
2. 국제회의 참석 등에 배우자를 필수적으로 동반해야 하는 경우
3. 통역이나 고도의 전문 지식이 필요하여 해당 능력을 갖춘 가족을 임시로 위촉한 경우 (단, 사내에 적임자가 없을 때에 한함)

직원의 경우 실무적인 업무 수행을 위한 출장이 대부분이므로, 세법상 규제는 상대적으로 덜 까다롭습니다.

직원의 해외출장비 역시 업무 관련성이 입증되면 비용으로 처리됩니다. 여기에는 여비, 교통비, 숙박비, 식대 등이 포함됩니다.

국내 모회사가 해외 자회사(현지법인)에 직원을 파견하고 급여를 지급할 때는, 비용처리가 복잡해집니다.

원칙: 내국법인이 해외 자회사(현지법인)에 직원을 파견한 경우, 그 직원이 내국법인의 업무를 사실상 수행한다면 인건비 및 체류비를 비용으로 인정받을 수 있습니다. 반대로 현지법인의 업무만 전담한다면 내국법인의 비용으로 처리할 수 없습니다
중소·중견기업 특례: 중소기업이나 중견기업이 100% 출자한 해외 현지법인에 직원을 파견한 경우, 해당 직원에게 지급한 인건비가 내국법인 및 해외출자법인 지급 인건비 합계의 50% 미만이라면, 구체적인 업무 수행 입증 없이도 전액 비용으로 인정받을 수 있습니다

다음과 같은 경우는 법인의 업무 수행상 필요한 해외여행으로 보지 않아 비용 처리가 부인될 수 있습니다.

해외출장비를 비용으로 인정받기 위해서는 객관적인 증빙서류를 갖추는 것이 필수적입니다.

필수 서류: 출장 품의서(목적, 기간, 방문지 명시), 그 외 항공권, 호텔 영수증(인보이스), 식대 영수증 등 지출 증빙
추가 자료 (업무관련성 입증 필요 시) : 출장 결과 보고서, 현지 업체 미팅 사진, 방문 기관 공문, 여권의 출입국 기록 등 업무 관련성을 입증 자료
신용카드: 법인 신용카드를 사용하는 것이 원칙이며, 직원의 개인 신용카드를 사용하고 사후 정산한 경우에도 지출 증빙 제출 시 가능