해외에 본사를 둔 기업이 한국에 연락사무소를 설치하면, 수익활동 없이 시장조사나 연락 업무만 수행하는 거점이 됩니다. 따라서 자회사나 지점과 달리 법인등기와 자본금 요건이 없고, 절차가 가장 단순합니다. 다만 연락사무소 설치 시에도 본사 법인의 존재와 대표권을 증명해야 하므로, 본국에서 발급된 법인등록증명서, 정관, 연락사무소장 임명장, 위임장(POA) 등을 준비해 공증·아포스티유(또는 영사확인) 절차를 거쳐 제출해야 합니다.

💡 보통 대리인을 선임하는 경우가 많습니다. 외국인 대표나 해외 거주 주주는 한국의 본인인증 수단을 이용하기 어렵고, 직접 입국해 절차를 진행하는 데에도 상당한 시간과 비용이 소요되기 때문입니다.

📌 본국에서 미리 인증해 둘 서류는 위임장(POA), 본사 법인등록증명서, 정관, 연락사무소장 임명장입니다. 이 서류들은 본국에서 한 번에 공증·아포스티유(비협약국은 영사확인)를 받아 보내는 것이 좋습니다.

연락사무소와 지점·자회사의 차이

외국 기업이 한국에 진출하는 방식은 크게 자회사, 지점, 연락사무소의 세 가지로 나뉩니다. 자회사는 본사와 별개의 한국 법인을 설립하는 방식이고, 지점은 별도 법인 없이 본사 자체가 한국에서 영업하는 거점이며, 연락사무소는 영업 없이 시장조사와 연락 업무만 수행하는 거점입니다.

연락사무소는 수익활동을 하지 않기 때문에 자회사나 지점과 달리 법원 등기와 자본금 요건이 없고, 법인세 과세도 되지 않아 절차가 가장 단순합니다. 대신 사업자등록증이 아니라 고유번호증을 발급받으며, 설치 이후에도 본사 운영비 집행과 현황 관리가 필요합니다.

이 차이는 절차에도 그대로 반영됩니다. 자회사는 외국인투자신고와 법인설립 등기가 필요하고, 지점은 국내지사 설치신고와 영업소 설치등기가 필요하지만, 연락사무소는 등기 단계가 생략됩니다.

💡 연락사무소는 수익활동 없이 본사 업무를 보조하는 거점이므로, 자회사나 지점과 달리 등기·자본금·법인세 부담이 없습니다. 다만 매년 비영업 상태를 입증해야 하므로, 매년 현황명세서를 제출하고 비영업 상태(수익활동 없음)를 입증해야 합니다.

헷갈리기 쉬운 개념과 용어 정리

💡 실무에서 가장 자주 혼동되는 것이 고유번호증과 사업자등록증입니다. 사업자등록증은 영업하는 사업장에, 고유번호증은 영업하지 않는 사무소에 부여되므로, 연락사무소는 반드시 고유번호증으로 발급받아야 합니다. 사업자등록증을 받으면 영업 거점으로 오인될 수 있습니다.

연락사무소 설치 전 확인 사항

설치 절차에 들어가기 전에, 연락사무소가 우리 회사에 적합한 형태인지부터 판단해야 합니다. 영업행위 제한, 인력, 자금 세 가지를 먼저 점검하면 절차 도중에 진출 형태를 다시 바꾸는 상황을 피할 수 있습니다.

1. 영업행위 제한 범위 판단

가장 먼저 확인해야 할 점은 수익을 내는 영업행위가 금지된다는 것입니다. 이 범위를 벗어나면 과세상 지점(고정사업장)으로 간주될 수 있으므로, 시장조사나 네트워크 구축 같은 검토 단계에는 연락사무소가 적합하고, 실제 영업·수익 창출 단계에는 지점이나 자회사가 적합합니다.

• 허용 업무: 업무연락, 시장조사, 연구개발, 품질관리, 광고·홍보, 정보수집 등 예비적·보조적 기능

• 금지 행위: 본사를 대행한 직접 판매, 계약 체결 및 대금 수령, 판매용 재고 유지, 수익을 내는 알선업

⚠️ 연락사무소가 사실상 영업활동을 하면 과세당국이 고정사업장(지점)으로 보아 법인세·부가가치세를 소급 과세할 수 있습니다. 특히 본사를 대신해 계약을 반복적으로 체결하면 직접 판매가 아니더라도 고정사업장으로 간주될 수 있으므로, 허용 업무 범위를 엄격히 지켜야 합니다.

2. 연락사무소장·주재원 및 사무실 확인

연락사무소장은 본사 대표가 그대로 겸해도 되고 한국에 거주하지 않아도 됩니다. 다만 실무에서는 한국에 상주하는 주재원을 연락사무소장으로 두는 경우가 많습니다. 주재원을 한국에 상주시키려면 주재(D-7) 비자가 별도로 필요하며, 통상 본사에서 1년 이상 근무한 직원이어야 발급 대상이 됩니다. 사무실은 설치신고 시 소재지가 필요하므로 미리 확보해야 합니다. 초기에는 공유오피스를 활용하는 경우도 많습니다.

⚠️ 사무실 임대차계약은 대표자 개인 명의로 맺으면 안 됩니다. 고유번호 신청 시 임대차계약서 명의가 본사명(연락사무소명)과 다르면 세무서에서 추가 소명을 요구합니다. 계약 단계부터 본사명에 '한국연락사무소'를 덧붙긴 명의로 체결해야 합니다.

3. 상호 및 자금 제약 확인

연락사무소는 본사와 동일한 명칭을 그대로 사용하며, 한국에서 독자적인 상호를 등기하지 않습니다. 보통 본사명 뒤에 '한국연락사무소'를 덧붙여 표기합니다.

계좌는 신고은행 한 곳에서만 개설되고 국내 차입은 원칙적으로 제한됩니다. 모든 법적 책임은 본사가 지고 운영비는 본사 송금으로 충당하므로, 송금 편의와 수수료를 고려해 신고은행을 신중히 선택해야 합니다.

⚠️ 아포스티유 비협약국(태국·인도네시아 등)에 본사가 있으면 영사확인을 거쳐야 합니다. 인증 방식은 협약 가입 여부에 따라 달라지고 가입국도 계속 변동되므로, 본사 소재국을 기준으로 건별 확인이 필요합니다.

연락사무소 설치 절차 3단계

💡 연락사무소는 상법상 영업소에 해당하지 않아 설치등기가 면제되며, 등록면허세나 법무사 등기 비용도 발생하지 않습니다. 본국 인증 기간을 제외하면 국내 절차는 1~2주 내에 마무리됩니다.

⚠️ 설치신고는 은행 인터넷뱅킹으로 온라인 처리되지 않습니다. 신고서·인증서류를 지정거래 외국환은행에 직접(또는 우편) 제출해 수리받아야 합니다. 인터넷뱅킹으로 가능한 것은 거래외국환은행 지정을 창구에서 마친 뒤의 운영비 송금 단계입니다.

1단계. 한국 대리인 선임

본격적인 신고에 들어가기 전에, 절차 전체를 지원할 한국 내 대리인을 선임하는 경우가 많습니다. 외국인 대표는 한국에 연고가 없거나 공동인증서 등 본인 인증 수단이 없어 직접 모든 절차를 진행하기 어려운 경우가 많기 때문입니다.

이때 기관별 역할을 구분해 두면 절차가 한결 명확해집니다. KOTRA(인베스트코리아)는 외국인 투자자를 대상으로 진출 형태, 설치 절차, 허용 업무 범위 등을 무료로 상담하고 안내하는 기관입니다. 반면 국내지사 설치신고, 고유번호 등록, 이후 기장 같은 실제 업무는 연락사무소 설치 경험이 있는 세무법인, 행정사가 대리인으로서 처리하는 경우가 많습니다.

연락사무소는 법원 등기가 필요하지 않아 법무사보다는 설치신고부터 이후 기장까지 한 곳에 맡길 수 있는 세무법인 또는 행정사를 대리인으로 정하고 위임장(POA)을 작성하는 경우가 많습니다. 이후 설치신고와 고유번호 등록을 대리인이 진행합니다.

💡 설치신고, 고유번호 등록, 매년 현황명세서 제출을 한 전문기관에 일괄 위임하면 단계마다 대리인을 새로 찾는 번거로움을 줄일 수 있습니다.

2단계. 국내지사 설치신고 (지정거래 외국환은행)

비거주자(외국법인)가 한국에 연락사무소를 두려면 외국환거래규정에 따라 가장 먼저 지정거래 외국환은행에 국내지사 설치신고를 합니다. 신고는 본사 명의로 하되, 대표가 직접 처리하기는 어려워 보통 1단계에서 선임한 대리인이 대신 진행합니다.

진행 방법

1. 위임장(POA)과 본사 서류 공증·아포스티유. 위임장, 본사 법인등록증명서, 정관, 연락사무소장 임명장을 본국에서 한 번에 공증·아포스티유(비협약국은 영사확인) 받아 회신합니다. 이 인증에 1~2주가 소요되므로 다른 준비보다 먼저 시작합니다.

2. 신고서와 첨부서류를 지정거래 외국환은행에 접수합니다. 외국기업국내지사설치신고서(연락사무소임을 명확히 표기), 본점 법인등록증명서 및 정관, 위임장, 연락사무소장 임명장, 국내에서 영위할 업무범위 명세서, 국내 대표자 신분증 사본을 함께 제출합니다.

3. 수리된 설치신고서를 받습니다. 접수가 정상적으로 처리되면 보통 1~2영업일 안에 수리(날인)됩니다. 이 수리본(설치신고필증)은 3단계 고유번호 등록에 반드시 필요하므로 잘 보관합니다.

💡 KOTRA(인베스트코리아)와 신고기관을 구분하세요. KOTRA는 진출 형태와 절차를 무료로 상담·안내하는 곳이고, 실제 설치신고 접수·수리는 지정거래 외국환은행이 처리합니다. 신고서 작성·제출은 위임받은 대리인이 대행할 수 있어 대표가 직접 은행에 갈 필요는 없습니다.

주의사항

• 본사 발행 서류에는 설치신고와 고유번호 발급에 필요한 내용이 모두 들어가야 하므로, 인증 전에 기재사항을 한 번에 확정해야 합니다. 아포스티유·영사확인에 1~2주가 소요되어 재발급이 필요해지면 전체 일정이 크게 밀릴 수 있습니다.

3단계. 고유번호 등록 (관할 세무서)

관할 세무서에서 고유번호증을 발급받습니다. 통상 약 3일이면 처리되며 홈택스에서도 신청·확인할 수 있습니다. 관할 세무서는 국세청에서 사무소 소재지로 조회할 수 있습니다.

진행 방법

1. 연락사무소를 개설한 날부터 20일 이내에 관할 세무서에 고유번호 발급을 신청합니다. 여기서 '개설'은 설치신고가 수리되고 사무소 주소를 갖춘 시점을 말합니다. 따라서 그 전에 사무실 임대차계약을 마쳐 두어야 합니다.

2. 신청서와 첨부서류를 제출합니다. 사업자등록신청서(고유번호), 2단계 설치신고필증 사본, 본사 등기부등본 또는 정관, 연락사무소 설치에 관한 의사결정 서류(이사회의사록), 연락사무소장 임명장, 연락사무소 명의 임대차계약서 사본, 대표자 신분증 사본을 함께 제출합니다.

3. 고유번호증을 지참해 신고은행에서 연락사무소 명의 계좌를 엽니다. 이후 본사로부터 임차료·인건비 등 운영비를 지정거래 외국환은행을 통해 도입합니다. 운영비를 이 은행을 통해 받아야 사후 외국환 증빙이 명확해지며, 집행은 설치신고 수리와 계좌 개설을 마친 뒤에 시작합니다.

💡 고유번호 신청 시 세무서는 본점 등기부등본 또는 정관, 연락사무소 설치에 관한 의사결정 관계서류, 연락사무소장 임명장 등을 요구합니다. 2단계 외국환은행에 제출했던 본사 서류를 그대로 다시 쓰는 경우가 많으므로, 인증본을 여유 있게 받아 두면 두 단계에서 따로 인증받는 수고를 줄일 수 있습니다.

주의사항

• 임대차계약서 명의는 연락사무소 명의로 해야 합니다.

• 연락사무소 계좌는 운영비 수령·집행 전용입니다. 매출이나 수익성 자금이 입금되면 영업활동으로 의심받을 수 있으므로, 자금 흐름을 운영비 목적에 한정해 관리하세요.

4단계. 주재원이 상주한다면, D-7 비자 신청

연락사무소장이나 주재원이 한국에 상주하려면 주재(D-7) 비자를 받아야 합니다. D-7 신청에는 설치신고서, 고유번호증, 임대차계약서, 본사 재직·실체 증명 서류가 필요합니다. 따라서 설치신고와 고유번호 발급을 먼저 마쳐 연락사무소의 실체 서류를 갖춘 뒤 신청하는 것이 순서입니다.

💡 비자 신청과 체류 상담은 하이코리아에서 안내받을 수 있습니다. 계좌 개설 시 KYC 절차로 대표나 연락사무소장의 방문 또는 화상 확인이 필요할 수 있어, 비자 일정과 계좌 개설 일정을 함께 잡아 두면 출장을 한 번으로 줄일 수 있습니다.

연락사무소는 사후 관리가 중요합니다

연락사무소는 설치로 끝이 아니라, 설치 직후부터 세무 관리 의무가 따라옵니다. 직원을 두면 급여에 대한 매월 원천세 신고와 지급명세서 제출 의무가 생기고, 4대보험 사업장 성립신고도 해야 합니다. 세금계산서를 발급받은 경우에는 매입처별 세금계산서합계표 제출 의무가 생기며, 매년 2월 10일까지 홈택스나 관할 세무서에 외국법인 연락사무소 현황명세서를 제출해야 합니다. 무엇보다 본사 운영비를 영업활동이 아닌 비용으로 적정하게 집행·증빙해야 합니다.

특히 현황명세서는 최근 신설된 의무로, 법인세법에 따라 매년 12월 31일 기준 연락사무소 기본사항, 임차·직원·운영자금 현황, 본사의 국내 거래·투자 현황을 작성해 이듬해 2월 10일까지 관할 세무서에 제출해야 합니다. 이는 연락사무소가 수익을 내지 않고 예비적·보조적 업무에 머물렀음을 매년 증명하는 자료이므로, 자금 흐름이나 업무 범위가 어긋나면 고정사업장(지점)으로 보아 소급 과세될 위험까지 있습니다.

또한 시장 검토가 끝나 본격적인 영업을 시작하면, 연락사무소를 폐쇄하고 지점이나 자회사로 전환하는 것이 일반적입니다. 이때 폐쇄신고와 전환 설치를 빠짐없이 진행하려면, 연락사무소 세무를 다뤄 본 세무대리인을 처음부터 정해 맡기는 것이 안전합니다. 설치 단계부터 함께 점검하면 업무 범위 설계, 매년 현황명세서 제출, 이후 전환까지 일정과 서류를 빈틈없이 관리할 수 있습니다.