외국에서 발급한 서류를 한국의 법원, 세무서, 금융기관, 관공서 등에 제출하려면 현지 공증, 아포스티유(Apostille, 외국에서 발급된 공문서가 한국에서 공식 문서로 인정받도록 하는 국제 인증 제도)·영사확인, 한국어 번역 등의 절차를 거쳐야 합니다. 다만 발급 목적, 발급 국가, 제출 기관의 요구사항에 따라 필요한 인증 절차가 달라 진행 과정이 복잡하기 때문에 실무에서는 전문 대행기관이나 대리인을 통해 업무를 진행하는 경우가 많습니다.
이 글에서는 상황별 제출 서류와 인증 방식을 한눈에 정리하고, 대행을 맡길 때 의뢰인이 직접 해야 하는 일, 서류별 발급 명의와 발급처를 순서대로 짚었습니다. 대행을 검토하고 계신다면 체크리스트처럼 활용해 보시기 바랍니다.
주요 상황별 제출 서류와 인증 방식 한눈에 보기
상황 | 제출 서류 | 인증 방식 |
|---|---|---|
자회사 설립 | 모회사 법인등록증명서, 정관, 이사회결의서, 위임장, 취임승낙서, 여권 사본 | 공증 + 아포스티유·영사확인 |
지점 설치 | 본사 법인등록증명서, 정관, 이사회결의서, 위임장, 취임승낙서, 인감신고서, 여권 사본 | 공증 + 아포스티유·영사확인 |
연락사무소 설치 | 본사 법인등록증명서, 정관, 이사회결의서, 위임장, 임명장, 여권 사본 | 공증 + 아포스티유·영사확인 |
외국인 투자신고 | 외국인 투자신고 신청서 | 공증 + 아포스티유·영사확인 |
외국인 임원 취임 | 취임승낙서, 여권 사본, 주소증명, 인감신고서(인감제도국) | 공증 + 아포스티유·영사확인 |
D-7 비자 신청 | 재직증명서, 경력증명서, 본사 실체 증명 서류, 임대차계약서 | 공증 + 아포스티유·영사확인 |
계약서 공증 | 계약서 원문, 양 당사자 법인등록증명서 | 공증 + 아포스티유·영사확인 |
대행을 맡겨도 제출 서류는 의뢰인이 직접 준비해야 합니다
대부분의 서류는 명의자(법인·본인) 명의로만 발급되기 때문에, 대리인이 대신 뗄 수 없습니다. 여기에 더해 한국 대리인에게 절차를 맡기는 위임장도 의뢰인이 직접 작성해 서명 공증을 받은 후, 대행기관 및 대행인에게 전달해야 합니다. 이 두 가지만 준비하면, 이후 절차(공증과 아포스티유·영사확인, 한국어 번역, 관공서 제출 등)는 모두 대행기관 및 대행인이 처리합니다.
⚠️ 위임장 서명 공증을 받지 않으면 대리인이 어떤 절차도 진행할 수 없고, 등기소·외국환은행·세무서에서 서류가 반려됩니다. 대행을 결정했다면 위임장 서명 공증부터 받아두세요.
주요 상황별 제출 서류 발급 방법
1. 자회사 (법인) 설립 시
서류명 | 명의 | 발급처·발급 방법 |
|---|---|---|
모회사 법인등록증명서 | 모회사 | 본국 등기·상업등기소에서 법인 명의로 발급 신청 |
정관 | 모회사 | 모회사 보관본을 공증사무소에서 원본 대조 공증 후 인증 |
이사회결의서 | 모회사 | 모회사가 자체 작성, 결의 임원 서명 후 본국 공증 |
취임승낙서 | 취임 임원 | 인베스트코리아 서식실·법원 등기소 양식 또는 대행 법무사 제공 양식에 본인 서명 후 본국 공증 |
여권 사본 | 위임 주주·임원 | 여권 사본 복사 후 본국 공증 |
위임장(POA) | 위임 주주·임원 | 인베스트코리아 서식실 또는 대행 법무사 제공 양식에 본인 서명 후 본국 공증 |
⚠️ 자본금 10억 원 미만이라도 등기소에서 위임장·여권 사본·법인 존재 증명서에 아포스티유를 요구하는 경우가 일반적이므로, 면제 여부는 관할 등기소에 미리 문의하는 편이 안전합니다.
2. 지점 설치 시
서류명 | 명의 | 발급처·발급 방법 |
|---|---|---|
본사 법인등록증명서 | 본사 | 본국 등기·상업등기소에서 법인 명의로 발급 신청 |
정관 | 본사 | 본사 보관본을 원본 대조 공증 후 인증 |
이사회결의서 | 본사 | 본사가 자체 작성, 한국 대표자 인적사항 명시 후 임원 서명·공증 |
취임승낙서 | 지점 대표자 | 인베스트코리아 서식실·법원 등기소 양식에 본인 서명 후 공증 |
인감신고서 | 지점 대표자 | 인베스트코리아 서식실 양식에 작성, 인감제도국만 해당 |
여권 사본 | 지점 대표자 | 여권 사본 복사 후 본국 공증 |
위임장(POA) | 본사 | 인베스트코리아 서식실 또는 대행 법무사 제공 양식에 대표 서명 후 본국 공증 |
⚠️ 이사회결의서에는 한국 대표자의 성명·주소·연락처가 명시되어야 하고, 영업소 설치 등기 시에는 원본 서류가 필요합니다.
3. 연락사무소 설치 시
서류명 | 명의 | 발급처·발급 방법 |
|---|---|---|
법인등록증명서 | 본사 | 본국 등기·상업등기소에서 법인 명의로 발급 신청 |
정관 | 본사 | 본사 보관본을 원본 대조 공증 후 인증 |
이사회결의서 | 본사 | 본사가 자체 작성, 시장조사·연락 업무만 영위함을 명시 후 임원 서명·공증 |
임명장 | 본사 | 본사가 자체 작성, 사무소장 임명 사실 명시 후 임원 서명·공증 |
여권 사본 | 연락사무소장 | 본인 소지 여권 사본을 본국 공증 후 인증 |
위임장(POA) | 연락사무소장 | 인베스트코리아 서식실 또는 대행 법무사 제공 양식에 본인 서명 후 본국 공증 |
⚠️ 연락사무소는 영업활동을 하지 않으므로 이사회결의서에 시장조사·연락 업무만 영위함을 명시해야 합니다. 고유번호증 발급 시에는 설치신고필증이 필요합니다.
4. 외국인 투자신고 시
서류명 | 명의 | 발급처·발급 방법 |
|---|---|---|
외국인투자신고서(신청서) | 투자자 본인 | 외국환은행·KOTRA에 신고서 작성·제출, 본인 직접 신고 시 별도 인증 불요 |
위임장(POA) | 투자자 본인 | 본국에서 본인 서명·공증 후 인증 |
5. 외국인 임원 취임 시
서류명 | 명의 | 발급처·발급 방법 |
|---|---|---|
취임승낙서 | 취임 임원 | 인베스트코리아 서식실·법원 등기소 양식에 본인 서명 후 본국 공증 |
여권 사본 | 취임 임원 | 본인 소지 여권 사본을 본국 공증 후 인증 |
주소증명서류 | 취임 임원 | 본국 주소증명 발급기관에서 발급(국내 거주 시 외국인등록사실증명) |
인감신고서·인감증명서 | 취임 임원 | 인감제도국만 해당, 본국에서 발급·작성 후 인증 |
위임장(POA) | 취임 임원 | 대리 등기 시 필요, 본국에서 본인 서명·공증 후 인증(국내 거주 시 국내 공증으로 갈음) |
⚠️ 취임승낙서에는 임원 본인의 서명이 반드시 포함되어야 하며, 이 서명은 본국에서 공증받아야 합니다.
6. D-7 비자 신청 시
서류명 | 명의 | 발급처·발급 방법 |
|---|---|---|
재직증명서 | 본사 | 본사 인사부에서 발급, 작성자 서명 후 본국 공증 |
경력증명서 | 본사 | 본사 인사부에서 발급, 작성자 서명 후 본국 공증 |
본사 실체 증명서류(법인등록증명서·정관 등) | 본사 | 본국 등기·상업등기소에서 발급 |
임대차계약서 | 주재원·본사 | 계약 당사자가 작성, 제출처 요구 시 인증 |
위임장(POA) | 주재원 본인 | 대리 신청 시 필요, 본국에서 본인 서명·공증 후 인증 |
⚠️ D-7 비자는 설치신고와 고유번호증이 발급된 후에 신청할 수 있으며, 본사 재직 1년 이상이어야 발급 대상이 됩니다.
7. 계약서 공증 시
서류명 | 명의 | 발급처·발급 방법 |
|---|---|---|
계약서 원문 | 계약 당사자 | 당사자가 작성·서명 후 본국 공증 |
양 당사자 법인등록증명서 | 각 당사자 법인 | 본국 등기·상업등기소에서 법인 명의로 발급 신청 |
위임장(POA) | 계약 당사자 | 대리 공증·제출 시 필요, 본국에서 본인 서명·공증 후 인증 |
외국 서류 인증 대행기관·대리인 선택 가이드
체크 항목 | 확인 사항 |
|---|---|
취급 국가 | 본사 소재국 서류 처리 경험이 있는가, 현지 인증 파트너가 있는가 |
업무 범위 | 공증·아포스티유·영사확인·번역·관공서 제출까지 한 번에 처리하는가 |
실무 경험 | 외국인투자기업 설립·지점·연락사무소 실제 진행 건수가 있는가 |
수수료 구조 | 공증비·아포스티유 수수료·번역비·대행비가 명확히 구분되는가 |
진행 공유 | 담당자 연락 창구와 단계별 보고 주기가 명확한가 |
대리인 선정 시 가장 먼저 확인해야 할 것은 실무 경험입니다. 외국인투자기업 설립, 지점 설치, 연락사무소 등록 등 관련 업무를 실제로 수행한 경험이 있는 기관인지 확인하는 것이 좋습니다. 특히 본사 소재국에 인증 파트너나 현지 네트워크를 보유하고 있는지 살펴봐야 합니다. 국가마다 서류 발급 절차와 인증 요건이 다르기 때문에 현지 네트워크를 갖춘 대행기관일수록 보다 안정적으로 업무를 진행할 수 있습니다.
일정 관리 능력도 중요한 판단 기준입니다. 아포스티유와 영사확인은 국가와 발급기관에 따라 처리 기간이 달라질 수 있으므로, 전체 일정을 고려해 예상 소요 기간을 구체적으로 안내할 수 있는지 확인해야 합니다. 대행자의 경험이 부족하면 인증 절차가 지연되어 법인 설립, 투자, 비자 발급 등의 일정에도 영향을 줄 수 있습니다.
마지막으로 보안 체계를 살펴봐야 합니다. 법인등록증명서, 정관, 이사회결의서, 여권 사본 등 민감한 정보가 포함된 서류를 다루기 때문에 개인정보 보호 절차와 기밀 문서 관리 체계를 갖추고 있는지 확인할 필요가 있습니다.
