홈택스는 보안상의 이유로 하나의 아이디(ID)로 여러 명이 동시에 접속하여 업무를 처리할 수 없습니다. 하지만 회계팀, 영업팀, 인사팀 등 여러 부서에서 동시에 세금계산서를 발급하거나 조회해야 할 때가 있습니다. 이때 필요한 것이 바로 '부서사용자 ID'입니다.

사업자등록번호는 하나지만, ID를 부서별 또는 담당자별로 따로 만들어 업무를 분담하는 '부서사용자 ID'의 신청부터 승인, 등록 절차를 정리해 드립니다.

1. 부서사용자 ID란?

부서사용자 ID는 주사업자 아이디와 별도로 생성하여, 하나의 사업자번호로 여러 부서(또는 직원)가 동시에 접속해 전자세금계산서 발급, 조회 등의 서비스를 이용할 수 있도록 하는 서브(Sub) 계정입니다.

• 특징: 하나의 사업자 아이디와 별도로 신청 가능하며, 부서별로 아이디를 만들어 동시 접속이 가능합니다.

• 주의: 부서사용자 ID는 보안카드 로그인이 불가능하므로, 반드시 공동인증서(또는 금융인증서)가 필요합니다.

2. 부서사용자 ID 신청 및 사용 절차

부서사용자 ID를 사용하기 위해서는 신청(직원) → 승인(대표자/관리자) → 인증서 등록(직원)의 3단계 과정을 거쳐야 합니다.

1) 부서사용자 ID 신청하기 (직원/담당자)

로그인을 하지 않은 상태에서 홈택스 메인 화면에서 진행합니다.

• 홈택스 접속: 홈택스 상단의 [부서사용자 가입하기]를 클릭합니다. (로그인 상태에서는 보이지 않습니다.)

• 유형 선택: [부서사용자 신청] 화면에서 원하는 유형을 선택합니다.

  • 예: [전자세금계산서 전용 신청하기] 또는 [연말정산자료제출ID 신청하기] 등 업무 목적에 맞게 선택합니다.

• 약관 동의 및 본인 인증: 개인정보보호법 동의 후, 신청하는 담당자의 성명과 주민등록번호로 실명 인증을 진행합니다.

• 정보 입력: 사용할 부서사용자 ID와 비밀번호, 부서명, 담당자 연락처 등을 입력하고 [아이디 신청하기]를 클릭하여 완료합니다.

2) 부서사용자 승인하기 (대표자/주사업자)

직원이 신청한 ID는 주사업자(관리자)가 승인을 해줘야 사용할 수 있습니다.

• 주사업자 로그인: 대표자(주사업자)의 아이디 또는 공동인증서로 홈택스에 로그인합니다.

• 승인 메뉴 이동: 상단의 [My 홈택스] → [부서사용자 관리]를 클릭합니다.

• 상태 변경: [부서사용자 아이디 관리] 목록에서 신청한 ID의 상태가 '대기'로 되어 있는 것을 확인하고, 해당 ID를 클릭합니다.

• 승인 완료: 상세 관리 화면에서 상태를 '미승인' → '사용'으로 변경 체크한 후 [저장하기]를 누르면 승인이 완료됩니다.

• 참고: 직원이 비밀번호를 분실한 경우, 이곳에서 [임시비밀번호 발송]을 통해 재설정해 줄 수 있습니다.

3) 인증서 등록 및 로그인 (직원/담당자)

승인이 완료되었다면, 해당 ID로 로그인하여 인증서를 등록해야 실제 업무가 가능합니다.

• 아이디 로그인: 신청한 부서사용자 ID와 비밀번호로 홈택스에 로그인합니다.

• 메뉴 이동: 로그인 후 [전자세금계산서전용 바로가기] 등을 클릭하면 인증서 인증 팝업이 뜹니다. 팝업을 닫고 [전자세금계산서전용] 등 관련 메뉴로 진입하거나, 화면 하단(또는 인증센터)의 [공동인증서 등록] 메뉴를 찾습니다.

• 인증서 등록: [등록하기]를 눌러 해당 부서에서 사용할 사업자용 공동인증서(또는 전자세금용 인증서)를 선택하고 비밀번호를 입력하여 등록합니다. 주사업자 아이디에 등록된 인증서와 다른 별도의 인증서를 사용해도 무방합니다.

• 업무 시작: 이후부터는 등록된 인증서로 바로 로그인하거나, 아이디 로그인 후 인증서 인증을 통해 세금계산서 발급 및 조회 업무를 동시에 수행할 수 있습니다.

3. 유의사항

• 동시 접속 해결: 사장님은 주사업자 ID로, 경리팀 김대리는 부서사용자 ID A로, 영업팀 이대리는 부서사용자 ID B로 접속하면 튕기지 않고 동시에 업무를 볼 수 있습니다.

• 보안카드 불가: 부서사용자 ID는 보안카드(보안카드 번호 입력 방식)를 사용할 수 없습니다. 반드시 전자세금계산서 발급이 가능한 공동인증서가 있어야 합니다.

• 연말정산 업무: 연말정산 업무를 부서별로 나눠서 할 때도 동일한 방식으로 [연말정산 부서사용자 ID]를 신청하여 활용할 수 있습니다.