회사 명의로 부동산 계약을 하거나 은행 대출을 받을 때, 상대방이 계약서 외에 "법인인감증명서도 함께 가져오세요"라고 요구하는 경우가 있습니다. 등기부등본이나 사업자등록증은 익숙한데, 인감증명서는 어디서 어떻게 떼는 건지, 왜 필요한 건지 헷갈릴 수 있습니다.
법인인감증명서는 한 마디로 "이 도장이 이 법인의 공식 도장(법인인감)이 맞다는 것을 국가가 증명해주는 서류"입니다. 회사가 중요한 거래를 할 때, 상대방 입장에서는 "진짜 대표가 찍은 게 맞나?"를 확인해야 하는데, 그 확인 수단이 바로 이 증명서입니다.
법인인감증명서란 무엇인가
법인인감증명서는 등기소에 신고된 법인인감의 인영(도장 자국)과 법인 정보를 담고 있는 공적 증명서입니다. 여기에는 법인명, 대표자 이름, 등록된 인감의 인영이 인쇄되어 있어서, 실제 계약서에 찍힌 도장과 대조할 수 있습니다.
개인의 인감증명서와 비슷하지만, 법인은 실체가 없는 조직이다 보니 "이 도장이 회사의 공식 의사표시 수단"이라는 점을 더 엄격하게 증명해야 합니다. 그래서 법인 설립 시 등기소에 인감을 신고하고, 필요할 때마다 증명서를 발급받는 구조로 운영됩니다.
어떤 경우에 법인인감증명서를 요구하나
법인인감증명서는 법인이 중대한 법적 책임을 지는 거래에서 상대방이 요구합니다. "도장만 보고는 못 믿겠다, 등기소에 등록된 진짜 도장인지 증명서도 함께 보여달라"는 구조입니다.
대표적인 사용처는 다음과 같습니다.
1) 법인 명의 부동산 거래
매매·임대차 계약이나 담보(저당권·근저당) 설정 시 법인인감증명서를 요구합니다. 부동산 매매·담보 설정처럼 금액이 크고 등기가 필요한 거래에서는, 등기소 접수 단계에서 사실상 법인인감과 법인인감증명서 제출이 필수입니다. 대부분의 등기공무원·금융기관이 등록된 인감과 인감증명서를 전제로 업무 절차를 설계해 놓았기 때문입니다.
2) 금융거래
은행에서 대출을 받거나 보증을 설 때, 약속어음이나 당좌계좌를 개설할 때도 법인인감증명서를 요청합니다. 금융기관 입장에서는 "이 거래가 회사의 공식 의사냐"를 확인해야 하기 때문입니다.
3) 중요한 계약
큰 규모의 공급계약, 합작계약, 주주 간 계약처럼 "한 번 찍으면 돌이키기 어려운 계약"에서도 법인인감증명서가 필요합니다. 상대방이 나중에 "이건 회사가 공식적으로 승인한 계약이 아니다"라고 다투지 못하게 하려는 목적입니다.
4) 관공서 제출 서류
정부나 지자체 입찰, 허가 신청, 법인 명의 위임장 등 일부 서류에서도 법인인감증명서가 요구될 수 있습니다.
요컨대, 회사 입장에서 법적 책임이 큰 거래일수록 상대방은 법인인감증명서를 요구한다고 보면 됩니다.
법인인감증명서는 어디서 어떻게 발급받나
법인인감증명서는 인터넷(홈택스·정부24 등)에서 공동인증서만으로 바로 출력하는 방식은 지원되지 않습니다. 등기소나 지방법원 종합민원실, 그리고 일부 구청·동주민센터에 설치된 등기 무인발급기에서만 발급받을 수 있습니다.
1) 발급 장소
관할 등기소 또는 지방법원 종합민원실의 등기과 창구
등기소, 일부 구청, 동주민센터에 설치된 등기 무인발급기
2) 발급 절차
사전에 법인인감을 등기소에 신고(인감신고)해 두어야 합니다. 법인 설립 시 대부분 인감신고를 함께 하기 때문에, 이미 신고되어 있을 가능성이 높습니다.
창구에서 발급받을 때는 보통 다음 서류가 필요합니다:
발급권자(대표이사 등)의 신분증
법인인감카드(발급권자 요건에 따라 없이도 가능한 경우가 있습니다)
대리인이 신청하는 경우, 법인인감이 날인된 위임장과 대리인 신분증
무인발급기를 이용하려면 미리 법인인감카드를 발급받아 두고, 카드와 비밀번호로 본인 확인을 한 뒤 수수료를 내고 출력하는 방식입니다.
3) 유효기간
실무에서는 대부분 "발급일로부터 3개월 이내" 발급분을 요구합니다. 그래서 중요한 계약이 있을 때마다 새로 발급받는 게 일반적입니다.
법인인감증명서를 제출했다는 것의 의미
법인인감증명서를 계약서나 위임장과 함께 제출하면, 상대방 입장에서는 두 가지를 확인했다는 뜻이 됩니다.
1) 이 도장이 등기소에 등록된 공식 법인인감이라는 점
인감증명서에는 법인명, 대표자, 인감도장의 인영이 인쇄되어 있습니다. 실제 계약서에 찍힌 도장과 대조해서 "등록된 인감과 동일함"을 확인할 수 있습니다.
2) 해당 문서가 회사의 공식 의사라는 점
법인인감은 "대표이사가 회사 이름으로 서명한 것과 같은 효력"을 갖는 인증수단입니다. 법인인감과 인감증명서가 함께 붙어 있으면, "이 계약은 회사가 책임지는 계약"이라고 강하게 주장할 수 있는 근거가 됩니다.
그래서 부동산·금융기관·관공서에서는 중요한 법인 거래에 대해 "법인인감 + 법인인감증명서"를 기본 세트로 요구하는 경우가 많습니다. 이 두 가지가 갖춰져 있어야, 상대방 입장에서도 해당 계약이 회사의 공식 의사라는 점을 안심하고 받아들일 수 있습니다.
법인인감 vs 사용인감, 무엇이 다른가
법인을 운영하다 보면 "법인인감" 외에 "사용인감"이라는 말도 듣게 됩니다. 둘의 차이를 정리하면 다음과 같습니다.
1) 법인인감
등기소에 등록된, 법인을 대표하는 공식 도장
법인 설립 시 또는 대표 변경 시 인감신고서를 제출해 등록
원칙적으로 법인당 1개(공동대표가 여러 명이면 대표자별 인감 가능)
이 인감에 대해 법인인감증명서를 발급받을 수 있음
부동산 거래, 고액 금융거래, 중요한 계약, 관공서 제출 문서 등 "법인 공식 의사표시"가 필요한 곳에 사용
2) 사용인감
등기소에 신고하지 않은, 회사 내부에서 실무용으로 쓰는 도장
여러 개를 만들 수 있고, 분실 시 다시 만들어 쓰면 됨
일상적인 업무, 은행 입출금, 영업용 계약, 약속어음·당좌수표 발행 등에서 법인인감을 대신해 편하게 사용
3) 사용인감의 효력을 인정받으려면
사용인감은 등기소에 신고되지 않기 때문에, 도장 자체만으로는 "이게 회사가 공식적으로 승인한 도장인지"를 바로 확인하기 어렵습니다. 그래서 분쟁이 발생했을 때는, 해당 사용인감이 실제로 회사 내부에서 승인된 도장이라는 점을 입증해야 하는 부담이 커집니다.
실무에서는 보통 사용인감계(사용인감 인영과 법인인감을 함께 찍어, "이 도장을 이렇게 사용하겠다"고 신고한 서류), 법인인감증명서, 등기사항전부증명서 등을 함께 제출해 "이 사용인감은 회사가 공식적으로 승인한 도장"이라는 점을 상대방에게 보여줍니다. 이렇게 해 두면 법인인감과 거의 동일한 효력을 신뢰할 수 있습니다.
판례에서도, 사용인감이 찍힌 문서라고 해서 무조건 효력이 부정되는 것은 아니지만, 사용인감계·위임 관계 등으로 회사의 승인·권한이 입증되어야 법인인감과 동일한 효력을 인정할 수 있다는 취지를 여러 차례 밝히고 있습니다.
참고: 대표 개인 인감증명서와의 차이
가끔 금융기관이나 계약 상대방이 대표이사 개인의 인감증명서까지 함께 요구하는 경우가 있습니다. 법인인감증명서는 "회사 의사표시"를 증명하는 서류이고, 대표 개인 인감증명서는 "대표 개인이 별도로 책임지는 보증·채무"를 확인할 때 쓰입니다. 두 서류가 쓰이는 목적이 다르다는 점을 알고 계시면, 어떤 상황에서 어떤 인감증명이 필요한지 헷갈리지 않으실 수 있습니다.
정리하며
법인인감증명서는 "이 도장이 진짜 우리 회사 공식 도장이다"라는 국가의 확인서입니다. 중요한 계약, 부동산 거래, 금융 업무, 관공서 제출 서류에서는 도장만이 아니라 이 증명서를 함께 요구합니다.
법인인감은 1개의 공식 도장이고, 사용인감은 실무용으로 여러 개를 만들 수 있는 도장입니다. 사용인감은 도장 자체만으로는 입증 부담이 크기 때문에, 반드시 사용인감계와 법인인감증명서로 뒷받침해야 상대방이 안심하고 받아들일 수 있습니다.
회사를 운영하면서 "언제 법인인감을 꺼내야 하고, 어떤 서류가 세트인지" 미리 알아두면, 중요한 거래 앞에서 당황하지 않고 차분하게 대응할 수 있을 것입니다.
